L'outil d'importation de clients permet la création rapide et groupée d'enregistrements clients dans la base de données Cloud POS .
Cela peut être utilisé si vous migrez vers Cloud POS à partir d'une autre plate-forme de vente au détail et souhaitez transférer vos données clients existantes.
REMARQUE : L'outil d'importation de clients doit être utilisé avec précaution. Toute importation dans la base de données Cloud POS est permanente et ne peut pas être annulée.
Conditions préalables
Nous vous recommandons de toujours utiliser le modèle d'importation généré dans Cloud POS , car il contient les champs corrects requis pour l'importation.
Nous vous recommandons également de traiter les importations de clients par petits lots (c'est-à-dire jusqu'à 5 000 enregistrements à la fois), car cela permet de gérer plus facilement les erreurs susceptibles d'apparaître après le téléchargement des données dans l'importation.
Génération d'un modèle d'importation
1) Dans le menu principal du backoffice Cloud POS , accédez à Créer et gérer des éléments , puis à Outils d'importation .
2) Sous l'en-tête Importation / Exportation de client , vous verrez deux options pour générer un modèle. Si vous venez de configurer votre groupe Cloud POS et que vous n'avez aucun enregistrement client dans la base de données, sélectionnez l'option marquée Generate Blank Template :
3) Après avoir cliqué sur le bouton, vous verrez apparaître un lien vers Télécharger le fichier . Cliquez sur ce lien et le modèle sera téléchargé sur votre machine. Le format du fichier modèle est un fichier Microsoft Excel (.xlsx) :
Présentation du modèle d'importation de clients
Lorsque vous ouvrez le fichier dans Excel, vous verrez que plusieurs en-têtes de colonne sont déjà renseignés dans le fichier. Certains champs du modèle sont obligatoires et doivent être remplis.
Une description complète / un guide de tous les champs du modèle se trouve dans ce PDF : champsclients.pdf
Il y a aussi un exemple donné sur la deuxième feuille dans le fichier de modèle Excel.
Bien que nous vous recommandons d'inclure autant de données que possible dans le modèle d'importation d'articles, tous les champs non obligatoires peuvent être laissés vides sur le modèle et les enregistrements resteront vides ou seront définis avec les valeurs par défaut (comme indiqué dans le PDF des champs client) .
Le modèle d'importation client contient la validation des données, c'est-à-dire la longueur maximale des caractères et les sélections déroulantes. Un message d'erreur s'affichera dans Excel si les données ne sont pas valides pour l'importation.
Lorsque vous avez entré toutes les données nécessaires dans le modèle, enregistrez le fichier sur votre ordinateur – le format de fichier doit être Excel pour que l'importation fonctionne .
Importation du modèle d'importation client
Une fois que vous avez préparé et vérifié votre modèle d'importation de clients, vous pouvez maintenant importer les données dans le système Cloud POS .
1) Dans le menu principal du backoffice Cloud POS , accédez à Créer et gérer des éléments , puis à Outils d'importation .
2) Sous la rubrique Customer Import / Export , cliquez sur le bouton Import Customers :
3) Cliquez sur Parcourir pour localiser le fichier sur votre ordinateur local :
4) Sélectionnez le fichier et cliquez sur Ouvrir , puis cliquez sur Télécharger .
5) La grille va maintenant se remplir avec les enregistrements client selon votre modèle :
Les enregistrements seront marqués comme Erreur s'il y a des problèmes avec les données, et la colonne Message d'erreur donnera une description du problème : 
S'il y a des enregistrements avec des erreurs, ceux-ci ne seront pas importés/mis à jour et seront ignorés. Nous vérifions les données invalides :
- La longueur en caractères d'un champ est trop longue ;
- Le numéro de compte est déjà utilisé ;
- Un client avec la même adresse e-mail existe déjà ;
- Un client avec le même numéro de mobile existe déjà ;
- Un client avec le même prénom, nom et code postal existe déjà.
6) S'il y a des erreurs, vous pouvez apporter des modifications directement dans la grille pour corriger tout problème. Cliquez sur le champ que vous souhaitez modifier et saisissez les nouvelles informations.
Vous pouvez également modifier le modèle dans Excel et le télécharger à nouveau en suivant les étapes ci-dessus. Cela remplacera les données que vous avez précédemment téléchargées.
7) Après avoir apporté des modifications pour corriger les erreurs, cliquez sur le bouton Enregistrer les modifications de la grille et valider les données . Cela revalidera les informations dans la grille (c'est-à-dire, faites une autre vérification de ces données pour vous assurer qu'elles sont acceptables pour l'importation). Vous pouvez répéter cette étape autant de fois que nécessaire.
Assurez-vous de bien vérifier toutes les modifications car, une fois validées, les modifications sont définitives.
8) Lorsque vous êtes entièrement satisfait des nouveaux enregistrements client que vous allez créer, cliquez sur le bouton Valider les modifications . Cela créera les enregistrements client dans votre base de données Cloud POS .
