Realizar levantamentos de estoque é uma parte essencial do varejo. Você precisa saber qual estoque possui dentro da empresa para poder fazer uma avaliação precisa do estoque e, se estiver negociando on-line, garantir que a disponibilidade do produto que está exibindo esteja correta.

Os artigos relacionados fornecem informações sobre o processo mais amplo de levantamento de estoque. Neste artigo, examinamos as etapas específicas necessárias para realizar um inventário no Cloud POS .

Iniciar uma nova tomada de estoque

No menu principal do backoffice Cloud POS , navegue até Stock Management e, em seguida, Stock Take.

Isso o levará à tela de levantamento de estoque e mostrará todos os levantamentos de estoque anteriores;

Clique em Novo para iniciar a criação de seu levantamento de estoque;

Insira uma Descrição e selecione a Loja na qual você está concluindo o inventário, no menu suspenso;

Neste ponto, você tem duas opções de como proceder:

1) Se você gostaria de criar um balanço para todos os itens em seu banco de dados, clique no botão marcado Criar um balanço com todos os itens . Você deve selecionar esta opção se estiver realizando um levantamento completo do estoque da loja.

2) Se você deseja incluir apenas itens selecionados, escolha o botão Criar um estoque em branco, fazer e adicionar itens . Selecione esta opção se você pretende apenas atualizar os níveis de estoque de itens específicos em seu banco de dados.

Crie um inventário com todos os itens

Se você selecionou esta opção, será direcionado para uma página contendo uma grade que lista todos os itens de estoque em seu banco de dados:

Criar um inventário em branco e adicionar itens

Selecionar esta opção permite ditar especificamente quais itens você pretende estocar. Quando você confirmar a tomada de estoque, apenas os itens que você selecionou terão suas quantidades de estoque atualizadas - todas as outras quantidades de itens não serão afetadas.

Como isso começa como um estoque em branco, você precisará adicionar os itens que deseja contar.

Você pode usar a opção Adicionar itens para adicionar itens individualmente:

Como alternativa, adicione itens a granel e use os filtros para selecionar um grupo de produtos por vez, clicando no botão marcado Adicionar itens ao estoque, conforme necessário:

Você pode repetir qualquer processo quantas vezes precisar.

Depois de adicionar todos os itens que deseja incluir no inventário, você verá uma página semelhante à abaixo e estará pronto para prosseguir para a próxima etapa:

Opções para contar seu estoque

Agora você tem três opções para coletar seus dados de contagem de estoque:

1) Se você estiver fazendo um levantamento de estoque em papel, pode usar a opção Imprimir um relatório de levantamento de estoque , que você encontrará no final da página. Você pode imprimir isso e usá-lo para andar pela loja e contar todos os itens listados no relatório. Uma lista suspensa oferece várias opções sobre quais informações serão exibidas no Relatório de levantamento de estoque, para que você possa selecionar o que melhor atende às suas necessidades.

2) Você pode usar o botão Exportar para criar um arquivo CSV dos dados na grade e realizar sua contagem de estoque eletronicamente. O arquivo que é exportado já está no formato que você pode importar de volta para o seu estoque, depois de concluir a contagem.

3) Você pode usar a função Quick Scan para digitalizar seus itens diretamente no campo de contagem. Isso depende de cada item ter uma etiqueta de código de barras gerada Cloud POS anexada ou o código de barras do fabricante atribuído como um alias no item, para que Cloud POS reconheça o item conforme você o digitaliza.

Você também precisará trazer seu estoque para o computador para digitalizá-lo ou levar seu computador para o estoque, portanto, esta opção pode ser menos prática para um estoque maior. Se estiver usando a opção Quick Scan, lembre-se de clicar periodicamente em Save Changes para registrar seus números de contagem.

Neste ponto, você realizará a contagem física de seu estoque.

Adicionando sua contagem ao Stock Take

Depois de concluir a contagem do estoque, o próximo passo é inserir os valores contados no inventário. Como você fará isso dependerá do método usado para contar seus itens.

Se você usou a opção Quick Scan, você já terá adicionado seus números contados ao inventário, então você pode pular para a próxima etapa .

Se você realizou um inventário em papel, agora precisará adicionar manualmente os valores contados, digitando-os no campo Contado. É importante clicar periodicamente em Salvar alterações à medida que avança.

Se seus dados de contagem estiverem em formato eletrônico, você pode usar a opção Importar para fazer upload de arquivos contendo seus valores contados. Observe que o arquivo deve ser um arquivo CSV, no formato Part Code, Quantity, Counted Date/Time. O campo Data/hora contada é opcional. Aqui está um exemplo do formato do arquivo:

Na maioria dos casos, deixar as opções padrão na tela Importar arquivo será suficiente. No entanto, vale a pena entender como as duas opções de Quantities têm efeitos diferentes se você estiver importando seus números de contagem de mais de um arquivo:

Adicionar a contagens existentes: Se um item aparecer em mais de um arquivo de contagem, os valores contados para esse item serão somados.

Substituir contagens existentes: Se um item aparecer em mais de um arquivo de contagem, a figura contada para aquele item no primeiro arquivo será substituída pela figura contada para aquele item no segundo arquivo, e assim por diante. Você só tenderia a usar esta opção se estivesse corrigindo um erro em uma importação anterior.

Depois de carregar o arquivo, você verá seus números contados aparecerem na grade:

Calculando a Tomada de Estoque

Depois de inserir todas as quantidades contadas e de salvar todas as alterações, você pode clicar em Calcular e confirmar .

Isso o levará a outra tela que mostra o Resumo da contagem:

A coluna Esperado mostra o nível de estoque atual do item na loja naquele momento. Quaisquer discrepâncias são destacadas para mostrar se estão acima (verde) ou abaixo (vermelho) do valor esperado.

Você pode usar a caixa de seleção Ocultar item sem discrepâncias para focar nos itens com discrepâncias:

Agora você tem a oportunidade de investigar quaisquer discrepâncias na contagem e pode fazer ajustes nos valores da coluna Contados, se necessário. Você também tem a opção de Devolução e Recontagem se precisar repetir a etapa anterior.

Comprometendo a tomada de estoque

Depois de consultar quaisquer discrepâncias e fazer correções, você deve aplicar um Código de Razão para contabilizar os ajustes feitos nos números do estoque. Isso aparecerá no Relatório de Movimento de Itens nos Relatórios de Nuvem.

Você pode aplicar um código de motivo a cada linha individualmente ou usar a opção Aplicar código de motivo a todos os itens .

Clique em Salvar alterações quando tiver aplicado os códigos de motivo.

Depois de concluir as etapas acima, clique em Commit Stock Take .

O que acontece quando você comete um Stock Take?

• Os níveis de estoque disponíveis de seus itens serão alterados.
  
   
• A movimentação do estoque, juntamente com o valor do custo será registrado, para que você possa visualizar isso no Relatório de Movimentação de Itens no Cloud Reports.
  
   
• Também ajustaremos suas quantidades de estoque para levar em conta os movimentos de estoque no tempo entre a contagem de seus itens e a confirmação do estoque. ou seja, se você reservou 10 unidades extras com um pedido de compra ou uma foi vendida.