Wykonywanie inwentaryzacji jest istotną częścią handlu detalicznego. Musisz wiedzieć, jakie zapasy masz w firmie, aby móc dokonać dokładnej wyceny zapasów, a jeśli handlujesz online, upewnić się, że wyświetlana dostępność produktu jest prawidłowa.
Powiązane artykuły dostarczają informacji na temat szerszego procesu inwentaryzacji. W tym artykule przyjrzymy się konkretnym krokom wymaganym do przeprowadzenia inwentaryzacji w Cloud POS .
Rozpocznij nową akcję
Z menu głównego w zapleczu Cloud POS przejdź do opcji Zarządzanie zapasami , a następnie Inwentaryzacja.
Spowoduje to przejście do ekranu inwentaryzacji i wyświetlenie poprzednich inwentaryzacji;
Kliknij Nowy , aby rozpocząć tworzenie inwentaryzacji;
Wprowadź Opis i wybierz z rozwijanego menu Sklep , w którym przeprowadzasz inwentaryzację;
W tym momencie masz dwie możliwości dalszego postępowania:
1) Jeśli chcesz utworzyć inwentaryzację dla wszystkich pozycji w swojej bazie danych, kliknij przycisk oznaczony Utwórz inwentaryzację ze wszystkimi pozycjami . Wybrałbyś tę opcję, jeśli przeprowadzasz pełną inwentaryzację sklepu.
2) Jeśli chcesz uwzględnić tylko wybrane pozycje, wybierz przycisk Utwórz pustą inwentaryzację i dodaj pozycje . Wybierz tę opcję, jeśli zamierzasz jedynie aktualizować stany magazynowe określonych towarów w swojej bazie danych.
Utwórz inwentaryzację ze wszystkimi przedmiotami
Jeśli wybrałeś tę opcję, zostaniesz przeniesiony na stronę zawierającą siatkę zawierającą listę wszystkich pozycji magazynowych w Twojej bazie danych:
Utwórz puste zestawienie i dodaj elementy
Wybranie tej opcji pozwala określić konkretnie, które towary mają być inwentaryzowane. Po zatwierdzeniu inwentaryzacji zaktualizowane zostaną tylko pozycje, które wybrałeś, a wszystkie inne ilości pozostaną niezmienione.
Ponieważ zaczyna się to od pustego inwentaryzacji, musisz dodać pozycje, które chcesz policzyć.
Możesz użyć opcji Dodaj elementy , aby dodać elementy pojedynczo:
Alternatywnie, Dodaj pozycje luzem i użyj filtrów, aby wybrać grupę produktów na raz, klikając przycisk oznaczony Dodaj pozycje do magazynu Weź w razie potrzeby:
Możesz powtórzyć każdy proces tyle razy, ile potrzebujesz.
Po dodaniu wszystkich pozycji, które chcesz uwzględnić w inwentaryzacji, zobaczysz stronę podobną do poniższej i będziesz gotowy do przejścia do następnego kroku:
Opcje liczenia zapasów
Masz teraz trzy opcje gromadzenia danych o stanie magazynowym:
1) Jeśli przeprowadzasz inwentaryzację w formie papierowej, możesz skorzystać z opcji Wydrukuj raport inwentaryzacyjny , którą znajdziesz u dołu strony. Następnie możesz wydrukować to i użyć go, aby przejść się po sklepie i policzyć wszystkie pozycje wymienione w raporcie. Lista rozwijana oferuje różne opcje dotyczące tego, jakie informacje będą wyświetlane w Raporcie inwentaryzacyjnym, dzięki czemu możesz wybrać te, które najlepiej odpowiadają Twoim wymaganiom.
2) Możesz użyć przycisku Eksportuj , aby utworzyć plik CSV z danymi w siatce i przeprowadzić inwentaryzację elektronicznie. Wyeksportowany plik jest już w formacie, który można zaimportować z powrotem do inwentaryzacji po zakończeniu inwentaryzacji.
3) Możesz użyć funkcji szybkiego skanowania , aby zeskanować swoje przedmioty bezpośrednio do pola zliczania. Zależy to od tego, czy każdy artykuł ma dołączoną etykietę z kodem kreskowym wygenerowanym przez Cloud POS lub kod kreskowy producenta jest przypisany jako alias do artykułu, dzięki czemu Cloud POS rozpozna artykuł podczas jego skanowania.
Będziesz także musiał przynieść swoje zapasy do komputera w celu ich zeskanowania lub zanieść komputer do magazynu, więc ta opcja może być mniej praktyczna w przypadku większej inwentaryzacji. Jeśli korzystasz z opcji Szybkiego skanowania, pamiętaj, aby okresowo klikać Zapisz zmiany , aby zapisać liczby.
W tym momencie przeprowadzisz teraz fizyczną inwentaryzację swoich zapasów.
Dodawanie liczenia do inwentaryzacji
Po zakończeniu inwentaryzacji następnym krokiem jest wprowadzenie zliczonych liczb do inwentaryzacji. Sposób, w jaki to zrobisz, będzie zależał od metody użytej do liczenia przedmiotów.
Jeśli skorzystałeś z opcji Szybki skan, już dodałeś zliczone liczby do inwentaryzacji, więc możesz przejść do następnego kroku .
Jeśli wykonałeś inwentaryzację w formie papierowej, będziesz teraz musiał ręcznie dodać zliczone liczby, wpisując je w polu Zliczone. Ważne jest, aby od czasu do czasu klikać Zapisz zmiany w miarę upływu czasu.
Jeśli Twoje dane liczbowe są w formacie elektronicznym, możesz użyć opcji Importuj , aby przesłać pliki zawierające Twoje dane liczbowe. Należy pamiętać, że plik musi być plikiem CSV w formacie Kod części, Ilość, Zliczona data/godzina. Pole Data/godzina zliczania jest opcjonalne. Oto przykład formatu pliku:
W większości przypadków pozostawienie domyślnych opcji na ekranie Importuj plik będzie wystarczające. Warto jednak zrozumieć, w jaki sposób dwie opcje ilości mają różne skutki, jeśli importujesz liczby z więcej niż jednego pliku:
Dodaj do istniejących inwentaryzacji: Jeśli element pojawia się w więcej niż jednym pliku inwentaryzacji, zliczone liczby dla tego elementu zostaną dodane.
Zastąp istniejące liczniki: Jeśli element pojawia się w więcej niż jednym pliku inwentaryzacji, zliczona liczba dla tego elementu w pierwszym pliku zostanie zastąpiona zliczoną liczbą dla tego elementu w drugim pliku i tak dalej. Używałbyś tej opcji tylko wtedy, gdybyś poprawiał błąd w poprzednim imporcie.
Po przesłaniu pliku w siatce pojawią się zliczone liczby:
Obliczanie akcji
Po wprowadzeniu wszystkich zliczonych ilości i upewnieniu się, że zapisałeś wszelkie zmiany, możesz teraz kliknąć Oblicz i zatwierdź .
Spowoduje to przejście do innego ekranu z podsumowaniem zliczania:
Kolumna Oczekiwany pokazuje aktualny poziom zapasów towaru w sklepie w tym czasie. Wszelkie rozbieżności są podświetlane, aby pokazać, czy są powyżej (kolor zielony), czy poniżej (kolor czerwony) oczekiwanej kwoty.
Możesz użyć pola wyboru Ukryj element bez rozbieżności, aby skoncentrować się na elementach z rozbieżnościami:
Masz teraz możliwość zbadania wszelkich rozbieżności w obliczeniach i, jeśli to konieczne, korekty liczb w kolumnie Zliczone. Masz również opcję Return & Recount, jeśli chcesz powtórzyć poprzedni krok.
Dokonywanie inwentaryzacji
Po zapytaniu o rozbieżności i dokonaniu jakichkolwiek korekt należy zastosować kod przyczyny w celu uwzględnienia korekt wprowadzonych do danych giełdowych. Będzie to widoczne w Raporcie o ruchu przedmiotów w Cloud Reports.
Możesz zastosować kod przyczyny do każdego wiersza z osobna lub użyć opcji Zastosuj kod przyczyny do wszystkich pozycji .
Kliknij Zapisz zmiany po zastosowaniu kodów przyczyny.
Po wykonaniu powyższych kroków kliknij Zatwierdź Inwentaryzację .
Co się stanie, gdy popełnisz Inwentaryzację?
- Stan zapasów Twoich artykułów zostanie zmieniony.
- Ruch zapasów wraz z wartością kosztu zostanie zarejestrowany, więc możesz to zobaczyć w Raporcie ruchu pozycji w Cloud Reports.
- Dostosujemy również ilości Twoich zapasów, aby uwzględnić zmiany zapasów w czasie między inwentaryzacją Twoich artykułów a zatwierdzeniem przyjęcia zapasów. tzn. jeśli zarezerwowałeś dodatkowe 10 jednostek w ramach zamówienia lub jedna została sprzedana.
