Het uitvoeren van voorraadopnames is een essentieel onderdeel van de detailhandel. U moet weten welke voorraad u binnen het bedrijf heeft om een nauwkeurige voorraadwaardering te kunnen maken en, als u online handelt, om ervoor te zorgen dat de productbeschikbaarheid die u weergeeft correct is.

De gerelateerde artikelen geven informatie over het bredere inventarisatieproces. In dit artikel bekijken we de specifieke stappen die nodig zijn om een inventarisatie uit te voeren binnen Cloud POS .

Start een nieuwe voorraadopname

Navigeer vanuit het hoofdmenu in de backoffice van Cloud POS naar Stock Management en vervolgens naar Stock Take.

Dit brengt u vervolgens naar het inventarisatiescherm en toont eventuele eerdere inventarisaties;

Klik op Nieuw om te beginnen met het maken van uw inventarisatie;

Voer een Beschrijving in en selecteer de Winkel waar u de inventarisatie aan het voltooien bent, in het vervolgkeuzemenu;

Op dit moment heeft u twee opties om verder te gaan:

1) Als u een inventarisatie wilt maken voor alle items in uw database, klikt u op de knop Maak een inventarisatie met alle items . U zou deze optie selecteren als u een volledige inventarisatie van de winkel uitvoert.

2) Als u alleen geselecteerde items wilt opnemen, kiest u de knop Maak een lege inventaris Take & Add Items knop. Selecteer deze optie als u alleen van plan bent de voorraad van specifieke artikelen in uw database bij te werken.

Maak een voorraadopname met alle items

Als je deze optie hebt geselecteerd, ga je naar een pagina met een raster dat elk inventarisitem in je database weergeeft:

Maak een blanco voorraad Take & Items toevoegen

Als u deze optie selecteert, kunt u specifiek aangeven welke artikelen u wilt inventariseren. Wanneer u de inventarisatie vastlegt, worden de voorraadaantallen van alleen de artikelen die u hebt geselecteerd bijgewerkt - alle andere artikelaantallen blijven ongewijzigd.

Aangezien dit begint als een blanco inventarisatie, moet u de items toevoegen die u wilt tellen.

U kunt de optie Items toevoegen gebruiken om items afzonderlijk toe te voegen:

U kunt ook Artikelen in bulk toevoegen en de filters gebruiken om een groep producten per keer te selecteren, door op de knop te klikken die gemarkeerd is met Artikelen toevoegen aan voorraad Neem indien nodig:

U kunt beide processen zo vaak herhalen als nodig is.

Zodra u alle items hebt toegevoegd die u wilt opnemen in de voorraadopname, ziet u een pagina die lijkt op de onderstaande pagina en bent u klaar om door te gaan naar de volgende stap:

Opties voor het tellen van uw voorraad

U heeft nu drie opties om uw voorraadgegevens te verzamelen:

1) Als u een inventarisatie op papier uitvoert, kunt u de optie Een inventarisatierapport afdrukken gebruiken, die u onderaan de pagina vindt. U kunt dit vervolgens afdrukken en gebruiken om door de winkel te lopen en alle items in het rapport te tellen. Een vervolgkeuzelijst biedt u verschillende opties over welke informatie wordt weergegeven in het Inventarisatierapport, zodat u kunt selecteren wat het beste bij uw vereisten past.

2) U kunt de knop Exporteren gebruiken om een CSV-bestand aan te maken van de gegevens in het rooster en uw voorraadtelling elektronisch uit te voeren. Het geëxporteerde bestand heeft al de indeling die u weer kunt importeren in uw voorraadopname zodra u de telling hebt voltooid.

3) U kunt de Quick Scan- functie gebruiken om uw items rechtstreeks in het telveld te scannen. Dit is afhankelijk van het feit of aan elk artikel een door Cloud POS gegenereerd streepjescodelabel is bevestigd of dat de streepjescode van de fabrikant als een alias aan het artikel is toegewezen, zodat Cloud POS het artikel herkent terwijl u het scant.

U moet ook uw voorraad naar de computer brengen om deze te scannen, of uw computer naar de voorraad brengen, dus deze optie is mogelijk minder praktisch voor een grotere inventarisatie. Als u de Quick Scan-optie gebruikt, vergeet dan niet om regelmatig op Wijzigingen opslaan te klikken om uw telcijfers vast te leggen.

Op dit punt voert u nu de fysieke telling van uw voorraad uit.

Uw telling toevoegen aan de inventarisatie

Zodra u klaar bent met het tellen van uw voorraad, is de volgende stap het invoeren van uw getelde cijfers in de voorraadopname. Hoe u dit doet, hangt af van de methode die u hebt gebruikt om uw items te tellen.

Als u de optie Quick Scan heeft gebruikt, heeft u uw getelde cijfers al toegevoegd aan de inventarisatie, zodat u naar de volgende stap kunt gaan.

Als u een inventarisatie op papier heeft uitgevoerd, moet u uw getelde cijfers nu handmatig toevoegen door ze in het veld Geteld te typen. Het is belangrijk om regelmatig op Wijzigingen opslaan te klikken terwijl u bezig bent.

Als uw telgegevens in elektronisch formaat zijn, kunt u de optie Importeren gebruiken om bestanden met uw getelde cijfers te uploaden. Merk op dat het bestand een CSV-bestand moet zijn, in de indeling Onderdeelcode, Hoeveelheid, Getelde datum/tijd. Het veld Getelde datum/tijd is optioneel. Hier is een voorbeeld van het bestandsformaat:

In de meeste gevallen is het voldoende om de standaardopties op het scherm Bestand importeren te laten staan. Het is echter de moeite waard om te begrijpen hoe de twee Quantities- opties verschillende effecten hebben als u uw telcijfers importeert uit meer dan één bestand:

Toevoegen aan bestaande tellingen: als een item in meer dan één telbestand voorkomt, worden de getelde cijfers voor dat item bij elkaar opgeteld.

Bestaande tellingen vervangen: als een item in meer dan één telbestand voorkomt, wordt het getelde cijfer voor dat item in het eerste bestand overschreven door het getelde cijfer voor dat item in het tweede bestand, enzovoort. U zou deze optie alleen gebruiken als u een fout in een eerdere import aan het corrigeren was.

Zodra je het bestand hebt geüpload, zie je je getelde cijfers in het raster verschijnen:

Berekening van de voorraadopname

Nadat u alle getelde hoeveelheden hebt ingevoerd en ervoor hebt gezorgd dat u eventuele wijzigingen hebt opgeslagen, kunt u nu op Berekenen & Vastleggen klikken.

Dit brengt u naar een ander scherm dat de Count Summary toont:

De kolom Verwacht toont het huidige voorraadniveau van het artikel in de winkel op dat moment. Eventuele verschillen worden gemarkeerd om aan te geven of ze boven (groen) of onder (rood) het verwachte bedrag liggen.

U kunt het aankruisvak Verberg item zonder verschillen gebruiken om u te concentreren op de items met verschillen:

U heeft nu de mogelijkheid om eventuele afwijkingen in de telling te onderzoeken en indien nodig de cijfers in de kolom Geteld aan te passen. Je hebt ook de optie Terugkeren en opnieuw tellen als je de vorige stap moet herhalen.

De voorraadopname vastleggen

Wanneer u afwijkingen heeft opgevraagd en correcties heeft aangebracht, moet u een Redencode toepassen om de aangebrachte aanpassingen in de voorraadcijfers te verantwoorden. Dit verschijnt in het Item Movement Report in Cloud Reports.

U kunt een redencode toepassen op elke regel afzonderlijk, of u kunt de optie Redencode toepassen op alle items gebruiken.

Klik op Wijzigingen opslaan wanneer u de redencodes hebt toegepast.

Als u de bovenstaande stappen heeft voltooid, klikt u op Aandelen vastleggen vastleggen .

Wat gebeurt er als je een Stock Take uitvoert?

• De beschikbare voorraad van uw artikelen wordt aangepast.
  
  
• De beweging van de voorraad, samen met de kostprijswaarde, wordt geregistreerd, zodat u dit kunt bekijken in het Item Movement Report in Cloud Reports.
  
  
• We zullen ook uw voorraadhoeveelheden aanpassen om rekening te houden met voorraadbewegingen in de tijd tussen het tellen van uw artikelen en het vastleggen van de voorraad. dwz als u 10 eenheden extra heeft geboekt met een inkooporder, of als er één is verkocht.