L'esecuzione di stock take è una parte essenziale della vendita al dettaglio. Devi sapere quali azioni hai all'interno dell'azienda per essere in grado di effettuare una valutazione accurata delle azioni e, se fai trading online, per assicurarti che la disponibilità del prodotto che stai visualizzando sia corretta.

Gli articoli correlati forniscono informazioni sul più ampio processo di inventario. In questo articolo, esaminiamo i passaggi specifici necessari per eseguire un inventario all'interno di Cloud POS .

Inizia un nuovo inventario

Dal menu principale nel backoffice di Cloud POS , vai a Gestione scorte , quindi Stock Take.

Questo ti porterà quindi alla schermata dello stock take e mostrerà tutti gli stock take precedenti;

Fai clic su Nuovo per iniziare la creazione del tuo inventario;

Inserisci una Descrizione e seleziona dal menù a tendina il Punto Vendita presso il quale stai completando l'inventario;

A questo punto, hai due opzioni su come procedere:

1) Se desideri creare uno stock take per tutti gli articoli nel tuo database, fai clic sul pulsante Crea uno stock take con tutti gli articoli . Selezionare questa opzione se si sta eseguendo un inventario completo del negozio.

2) Se desideri includere solo gli articoli selezionati, scegli il pulsante Crea un magazzino vuoto e aggiungi articoli . Seleziona questa opzione se intendi solo aggiornare i livelli delle scorte di articoli specifici nel tuo database.

Crea un'inventario con tutti gli articoli

Se hai selezionato questa opzione, verrai indirizzato a una pagina contenente una griglia che elenca tutti gli articoli di inventario nel tuo database:

Crea un magazzino vuoto e aggiungi articoli

La selezione di questa opzione ti consente di dettare in modo specifico quali articoli intendi immagazzinare. Quando impegni l'inventario, solo gli articoli che hai selezionato avranno le loro quantità di magazzino aggiornate - tutte le altre quantità di articoli non saranno interessate.

Poiché questo inizia come uno stock take vuoto, dovrai aggiungere gli articoli che desideri contare.

Puoi utilizzare l'opzione Aggiungi elementi per aggiungere elementi singolarmente:

In alternativa, Aggiungi articoli in blocco e utilizza i filtri per selezionare un gruppo di prodotti alla volta, facendo clic sul pulsante contrassegnato Aggiungi articoli allo stock take se necessario:

Puoi ripetere entrambi i processi tutte le volte che desideri.

Dopo aver aggiunto tutti gli articoli che desideri includere nello stock take, vedrai una pagina simile alla seguente e sarai pronto per procedere con il passaggio successivo:

Opzioni per contare il tuo magazzino

Ora hai tre opzioni per raccogliere i dati sul conteggio delle scorte:

1) Se stai eseguendo un inventario cartaceo, puoi utilizzare l'opzione per stampare un rapporto di inventario , che troverai a piè di pagina. Puoi quindi stamparlo e usarlo per camminare nel negozio e contare tutti gli articoli elencati nel rapporto. Un elenco a discesa ti offrirà varie opzioni su quali informazioni verranno visualizzate nel report Stock Take, in modo da poter selezionare ciò che meglio si adatta alle tue esigenze.

2) È possibile utilizzare il pulsante Esporta per creare un file CSV dei dati nella griglia ed eseguire elettronicamente il conteggio delle scorte. Il file che viene esportato è già nel formato che puoi reimportare nel tuo stock take, una volta completato il conteggio.

3) È possibile utilizzare la funzione Scansione rapida per scansionare i propri articoli direttamente nel campo del conteggio. Ciò dipende dal fatto che ogni articolo abbia un'etichetta con codice a barre generata Cloud POS allegata o che il codice a barre del produttore sia assegnato come alias sull'articolo, in modo che Cloud POS riconosca l'articolo durante la scansione.

Dovrai anche portare il tuo stock al computer per scansionarlo o portare il tuo computer allo stock, quindi questa opzione potrebbe essere meno pratica per un inventario più ampio. Se si utilizza l'opzione Scansione rapida, ricordarsi di fare periodicamente clic su Salva modifiche per registrare le cifre del conteggio.

A questo punto, eseguirai il conteggio fisico del tuo stock.

Aggiungendo il tuo conteggio allo Stock Take

Una volta completato il conteggio delle scorte, il passaggio successivo consiste nell'inserire le cifre conteggiate nell'inventario. Il modo in cui lo fai dipenderà dal metodo che hai usato per contare i tuoi oggetti.

Se hai utilizzato l'opzione Scansione rapida, avrai già aggiunto le cifre conteggiate all'inventario, quindi puoi passare al passaggio successivo .

Se hai effettuato un inventario cartaceo, ora dovrai aggiungere manualmente le cifre conteggiate digitandole nel campo Conteggiato. È importante fare periodicamente clic su Salva modifiche mentre procedi.

Se i tuoi dati di conteggio sono in formato elettronico, puoi utilizzare l'opzione Importa per caricare file contenenti le tue cifre conteggiate. Si noti che il file deve essere un file CSV, nel formato Codice parte, Quantità, Data/Ora conteggiata. Il campo Data/ora conteggiata è facoltativo. Ecco un esempio del formato del file:

Nella maggior parte dei casi, sarà sufficiente lasciare le opzioni predefinite nella schermata Importa file . Tuttavia, vale la pena capire in che modo le due opzioni Quantità hanno effetti diversi se si importano le cifre del conteggio da più di un file:

Aggiungi a conteggi esistenti: se un elemento appare in più di un file di conteggio, le cifre conteggiate per quell'elemento verranno sommate.

Sostituisci conteggi esistenti: se un elemento appare in più di un file di conteggio, la cifra conteggiata per quell'elemento nel primo file verrebbe sovrascritta dalla cifra conteggiata per quell'elemento nel secondo file e così via. Tenderesti a utilizzare questa opzione solo se stavi correggendo un errore in un'importazione precedente.

Dopo aver caricato il file, vedrai apparire nella griglia le cifre conteggiate:

Calcolo dello Stock Take

Dopo aver inserito tutte le quantità conteggiate e verificato di aver salvato tutte le modifiche, è ora possibile fare clic su Calcola e conferma .

Questo ti porterà a un'altra schermata che mostra il riepilogo del conteggio:

La colonna Previsto mostra l'attuale livello di scorte dell'articolo nel negozio in quel momento. Eventuali discrepanze vengono evidenziate per mostrare se sono superiori (verde) o inferiori (rosso) all'importo previsto.

Puoi utilizzare la casella di controllo Nascondi elemento senza discrepanze per concentrarti sugli elementi con discrepanze:

Ora hai l'opportunità di indagare su eventuali discrepanze nel conteggio e, se necessario, puoi apportare modifiche alle cifre nella colonna Contato. Hai anche la possibilità di restituire e ricontare se devi ripetere il passaggio precedente.

Commettere l'inventario

Dopo aver verificato eventuali discrepanze e apportato eventuali correzioni, è necessario applicare un codice motivo per tenere conto delle rettifiche apportate alle cifre delle scorte. Questo verrà visualizzato nel report sul movimento degli articoli nei report cloud.

È possibile applicare un codice motivo a ciascuna riga individualmente oppure utilizzare l'opzione Applica codice motivo a tutti gli articoli .

Fare clic su Salva modifiche dopo aver applicato i codici motivo.

Una volta completati i passaggi precedenti, fare clic su Conferma stock take .

Cosa succede quando effettui uno Stock Take?

• I livelli delle scorte disponibili dei tuoi articoli verranno modificati.
  
   
• Il movimento dello stock, insieme al valore di costo, verrà registrato, in modo da poterlo visualizzare nel rapporto sul movimento dell'articolo in Cloud Reports.
  
   
• Adegueremo anche le quantità di magazzino per tenere conto dei movimenti di magazzino nel tempo che intercorre tra il conteggio degli articoli e l'impegno dell'inventario. ad esempio, se hai prenotato altre 10 unità con un ordine di acquisto o se ne è stata venduta una.