Die Durchführung von Inventuren ist ein wesentlicher Bestandteil des Einzelhandels. Sie müssen wissen, über welche Lagerbestände Sie in Ihrem Unternehmen verfügen, um eine genaue Lagerbewertung durchführen zu können und, wenn Sie online handeln, sicherzustellen, dass die von Ihnen angezeigte Produktverfügbarkeit korrekt ist.

Die verwandten Artikel bieten Informationen zum umfassenderen Bestandsaufnahmeprozess. In diesem Artikel betrachten wir die spezifischen Schritte, die zur Durchführung einer Inventur innerhalb Cloud POS erforderlich sind.

Starten Sie eine neue Bestandsaufnahme

Navigieren Sie im Hauptmenü im Cloud POS Backoffice zu Lagerverwaltung und dann zu Bestandsaufnahme.

Dadurch gelangen Sie zum Inventurbildschirm und zeigen alle vorherigen Inventuren an.

Klicken Sie auf „Neu“ , um mit der Erstellung Ihrer Bestandsaufnahme zu beginnen.

Geben Sie eine Beschreibung ein und wählen Sie aus dem Dropdown-Menü das Geschäft aus, in dem Sie die Inventur durchführen.

An dieser Stelle haben Sie zwei Möglichkeiten, wie Sie vorgehen:

1) Wenn Sie eine Inventur für alle Artikel in Ihrer Datenbank erstellen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche „Inventur mit allen Artikeln erstellen“ . Sie würden diese Option wählen, wenn Sie eine vollständige Lagerinventur durchführen.

2) Wenn Sie nur ausgewählte Artikel einbeziehen möchten, wählen Sie die Schaltfläche „Eine leere Bestandsaufnahme erstellen und Artikel hinzufügen“ aus. Wählen Sie diese Option, wenn Sie nur die Lagerbestände bestimmter Artikel in Ihrer Datenbank aktualisieren möchten.

Erstellen Sie eine Bestandsaufnahme aller Artikel

Wenn Sie diese Option ausgewählt haben, werden Sie zu einer Seite weitergeleitet, die ein Raster enthält, das alle Inventargegenstände in Ihrer Datenbank auflistet:

Erstellen Sie eine leere Bestandsaufnahme und fügen Sie Artikel hinzu

Wenn Sie diese Option auswählen, können Sie gezielt festlegen, welche Artikel Sie inventarisieren möchten. Wenn Sie die Inventur bestätigen, werden nur die Lagerbestände der von Ihnen ausgewählten Artikel aktualisiert – alle anderen Artikelmengen bleiben davon unberührt.

Da dies zunächst eine leere Bestandsaufnahme ist, müssen Sie die Artikel hinzufügen, die Sie zählen möchten.

Mit der Option „Elemente hinzufügen“ können Sie Elemente einzeln hinzufügen:

Alternativ können Sie Artikel in großen Mengen hinzufügen und die Filter verwenden, um jeweils eine Produktgruppe auszuwählen. Klicken Sie dazu bei Bedarf auf die Schaltfläche „Artikel zur Bestandsaufnahme hinzufügen“ :

Sie können jeden Vorgang beliebig oft wiederholen.

Sobald Sie alle Artikel hinzugefügt haben, die Sie in die Bestandsaufnahme aufnehmen möchten, wird eine Seite ähnlich der folgenden angezeigt und Sie können mit dem nächsten Schritt fortfahren:

Möglichkeiten zur Bestandszählung

Sie haben nun drei Möglichkeiten, Ihre Bestandszählungsdaten zu erfassen:

1) Wenn Sie eine papierbasierte Inventur durchführen, können Sie die Option zum Drucken eines Inventurberichts verwenden, die Sie am Fuß der Seite finden. Anschließend können Sie diesen ausdrucken und damit durch den Laden gehen und alle im Bericht aufgeführten Artikel zählen. Eine Dropdown-Liste bietet Ihnen verschiedene Optionen dafür, welche Informationen im Bestandsaufnahmebericht angezeigt werden, sodass Sie auswählen können, was Ihren Anforderungen am besten entspricht.

2) Über die Schaltfläche „Exportieren“ können Sie eine CSV-Datei der Daten im Raster erstellen und Ihre Bestandszählung elektronisch durchführen. Die exportierte Datei hat bereits das Format, das Sie nach Abschluss der Zählung wieder in Ihre Inventur importieren können.

3) Mit der Quick-Scan- Funktion können Sie Ihre Artikel direkt in das Zählfeld scannen. Dies setzt voraus, dass an jedem Artikel entweder ein Cloud POS generiertes Barcode-Etikett angebracht ist oder dass der Barcode des Herstellers als Alias auf dem Artikel zugewiesen ist, damit Cloud POS den Artikel erkennt, wenn Sie ihn scannen.

Außerdem müssen Sie Ihren Bestand zum Computer bringen, um ihn zu scannen, oder Ihren Computer zum Bestand bringen, sodass diese Option bei einer größeren Bestandsaufnahme möglicherweise weniger praktisch ist. Wenn Sie die Option „Schnellscan“ verwenden, denken Sie daran, regelmäßig auf „Änderungen speichern“ zu klicken, um Ihre Zählwerte aufzuzeichnen.

An diesem Punkt führen Sie nun die physische Zählung Ihres Lagerbestands durch.

Hinzufügen Ihrer Zählung zur Bestandsaufnahme

Sobald Sie die Zählung Ihres Bestands abgeschlossen haben, besteht der nächste Schritt darin, Ihre gezählten Zahlen in die Inventur einzutragen. Wie Sie dies tun, hängt von der Methode ab, mit der Sie Ihre Artikel gezählt haben.

Wenn Sie die Option „Schnellscan“ verwendet haben, haben Sie Ihre gezählten Zahlen bereits zur Bestandsaufnahme hinzugefügt, sodass Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren können.

Wenn Sie eine papierbasierte Inventur durchgeführt haben, müssen Sie nun Ihre gezählten Zahlen manuell hinzufügen, indem Sie sie in das Feld „Gezählt“ eingeben. Es ist wichtig, regelmäßig auf „Änderungen speichern“ zu klicken.

Wenn Ihre Zähldaten im elektronischen Format vorliegen, können Sie die Option „Importieren“ verwenden, um Dateien mit Ihren gezählten Zahlen hochzuladen. Beachten Sie, dass es sich bei der Datei um eine CSV-Datei im Format Teilecode, Menge, Zähldatum/-uhrzeit handeln muss. Das Feld „Gezähltes Datum/Uhrzeit“ ist optional. Hier ist ein Beispiel für das Dateiformat:

In den meisten Fällen reicht es aus, die Standardoptionen auf dem Bildschirm „Datei importieren“ beizubehalten. Es lohnt sich jedoch zu verstehen, welche unterschiedlichen Auswirkungen die beiden Mengenoptionen haben, wenn Sie Ihre Zählwerte aus mehr als einer Datei importieren:

Zu vorhandenen Zählungen hinzufügen: Wenn ein Artikel in mehr als einer Zähldatei erscheint, werden die gezählten Zahlen für diesen Artikel addiert.

Vorhandene Zählungen ersetzen: Wenn ein Artikel in mehr als einer Zähldatei erscheint, wird der gezählte Wert für diesen Artikel in der ersten Datei durch den gezählten Wert für diesen Artikel in der zweiten Datei überschrieben und so weiter. Normalerweise verwenden Sie diese Option nur, wenn Sie einen Fehler in einem früheren Import korrigieren möchten.

Sobald Sie die Datei hochgeladen haben, werden Ihre gezählten Zahlen im Raster angezeigt:

Berechnung der Bestandsaufnahme

Nachdem Sie alle gezählten Mengen eingegeben und sichergestellt haben, dass Sie alle Änderungen gespeichert haben, können Sie nun auf Berechnen und Festschreiben klicken.

Dadurch gelangen Sie zu einem weiteren Bildschirm, der die Zählungszusammenfassung anzeigt:

Die Spalte „Erwartet“ zeigt den aktuellen Lagerbestand des Artikels im Geschäft zu diesem Zeitpunkt. Eventuelle Abweichungen werden hervorgehoben, um anzuzeigen, ob sie über (grün) oder unter (rot) dem erwarteten Betrag liegen.

Sie können das Kontrollkästchen „Element ohne Abweichungen ausblenden“ verwenden, um sich auf die Elemente mit Abweichungen zu konzentrieren:

Sie haben nun die Möglichkeit, etwaige Unstimmigkeiten in der Zählung zu untersuchen und bei Bedarf Anpassungen an den Zahlen in der Spalte „Gezählt“ vorzunehmen. Sie haben auch die Option „ Zurückgeben und erneut zählen“ , wenn Sie den vorherigen Schritt wiederholen müssen.

Durchführung der Bestandsaufnahme

Wenn Sie Unstimmigkeiten abgefragt und Korrekturen vorgenommen haben, müssen Sie einen Ursachencode anwenden, um die an den Bestandszahlen vorgenommenen Anpassungen zu berücksichtigen. Dies wird im Artikelbewegungsbericht in Cloud Reports angezeigt.

Sie können entweder jeder Zeile einzeln einen Ursachencode zuweisen oder die Option „Ursachencode auf alle Elemente anwenden“ verwenden.

Klicken Sie auf „Änderungen speichern“ , wenn Sie die Ursachencodes angewendet haben.

Wenn Sie die oben genannten Schritte abgeschlossen haben, klicken Sie auf Bestandsaufnahme festlegen .

Was passiert, wenn Sie eine Bestandsaufnahme durchführen?

• Die Lagerbestände Ihrer Artikel werden geändert.
  
   
• Die Lagerbewegung wird zusammen mit dem Kostenwert aufgezeichnet, sodass Sie diese im Artikelbewegungsbericht in Cloud Reports anzeigen können.
  
   
• Wir passen auch Ihre Lagerbestände an, um Lagerbewegungen in der Zeit zwischen der Zählung Ihrer Artikel und der festgeschriebenen Inventur zu berücksichtigen. Das heißt, wenn Sie bei einer Bestellung 10 zusätzliche Einheiten gebucht haben oder eine davon verkauft wurde.