Este artículo cubrirá el uso de la funcionalidad de la Cuenta del Cliente. Esto permite a los clientes comprar artículos "a cuenta", que luego liquidarán con usted en una fecha posterior. También le permite procesar reembolsos a la cuenta de un cliente; en otras palabras, proporcionarles un reembolso en forma de crédito de la tienda en lugar de un reembolso en efectivo o con tarjeta.

Puede ver los estados de cuenta de sus clientes en el Back Office Cloud POS (individualmente o en forma masiva), y también puede enviar estados de cuenta por correo electrónico a los clientes (nuevamente, individualmente o en forma masiva) para solicitarles el pago. Por lo general, esto sucedería mensualmente.

Para poder acceder a la funcionalidad de Cuenta de Cliente para un cliente en el Punto de Venta, primero se le debe asignar un Tipo de Cuenta en el Back Office Cloud POS . Hay dos maneras de abordar esto:

a) Puede establecer un tipo de cuenta de cliente predeterminado en la página 'Configurar' > 'Configuración' en el Back Office Cloud POS . Esto asignará ese tipo de cuenta y límite de crédito predeterminados a cada nuevo cliente como estándar.

b) No establezca un tipo de cuenta de cliente predeterminado y luego podrá optar por habilitar la funcionalidad cliente por cliente.

Preparación: Asignación del tipo de cuenta en el Back Office

En el Back Office Cloud POS , navegue hasta Clientes, Recibos y Pedidos > Clientes . Esto abrirá su base de datos de clientes actual.

Si está seleccionando un cliente existente, busque su registro y haga clic en Ver/Editar .

Si necesitas crear un nuevo registro de cliente para este fin, puedes seguir las instrucciones de este artículo: Crear un nuevo cliente en el Back Office Cloud POS

Una vez que haya abierto el registro de cliente, desplácese hasta la parte inferior de la página y ubique la sección Transacciones de la cuenta :

En el campo Tipo de cuenta , seleccione el tipo que desea asignar:

Si aún no ha creado ningún tipo de cuenta, siga las instrucciones de este artículo: Creación de un nuevo tipo de cuenta de cliente

También debe establecer un límite de crédito en la cuenta. Este será el saldo de crédito máximo permitido al cliente:

Una vez completados estos dos pasos, haga clic en Guardar en el registro del cliente.

Realizar compras a una cuenta de cliente

Una vez que un cliente tenga asignado un tipo de cuenta, podrá realizar transacciones en su cuenta. Esto significa que en lugar de pagar sus productos en efectivo, tarjeta, etc., pueden "almacenar" el pago en su cuenta y liquidar el saldo más tarde. Pueden hacer esto en un solo pago o pueden pagar su saldo en cuotas.

Cuando llegue a la pantalla Transacción de pago, verá un botón de tipo de pago adicional para la Cuenta del cliente ('Customer Account'):

Tenga en cuenta que solo verá este tipo de pago si el cliente tiene un Tipo de cuenta asignado en el Back Office. Si este no es el caso, consulte la sección anterior.

Una vez que haya completado la transacción, aparecerá como una 'Rebajas' en el área de Transacciones de Cuenta del registro del cliente en el Back Office:

La sección Cuentas por cobrar muestra un resumen de las transacciones presentadas a la cuenta, con el monto pendiente actual adeudado contra cada una.

La sección Actividad desglosa la actividad de la cuenta en cada oferta y pago que se ha realizado contra la cuenta.

Si un cliente tiene un saldo adeudado en su cuenta, esto se resaltará en el Punto de Venta siempre que se establezca como cliente. Esto se ve en el panel de resumen de transacciones, junto con su límite de crédito actual:

Realizar un pago para liquidar una cuenta de cliente

Cuando su cliente esté listo para realizar un pago para liquidar el saldo de su cuenta (parcial o totalmente), primero debe configurar ese cliente en el Punto de Venta.

Ahora hay dos formas de acceder a su cuenta de cliente.

La primera opción es hacer clic en la notificación de Dinero debido en el panel de resumen de transacciones:

La segunda opción es hacer clic en el menú Clientes y luego hacer clic en Hacer un pago :

Ambos flujos abrirán la pantalla Detalles de la cuenta del cliente.

En esta pantalla, puede elegir si su cliente desea realizar un pago contra cuentas por cobrar específicas o realizar un monto de pago ad hoc para su saldo. Estas opciones están representadas por los dos botones que se muestran aquí:

Cuentas pendientes de cobro: se utiliza si el cliente desea liquidar una o más transacciones específicas. Utilice las casillas de verificación de la izquierda para realizar su selección. Puede seleccionar una o más cuentas por cobrar. Para continuar, haga clic en el botón azul Pagar seleccionado .

Si el cliente está liquidando todas sus cuentas por cobrar pendientes hoy, use el botón azul Pagar todo para seleccionar rápidamente todas las casillas disponibles.

Hacer un pago especial: esto se utiliza si el cliente desea realizar un pago 'ad hoc' contra su cuenta. Ingrese el monto elegido en el campo Importe a pagar . Haga clic en Abonar importe especial en la cuenta para continuar.

Una vez que haya seguido uno de estos flujos, verá que se ha Agregado un elemento de "Reembolso de cuenta" a la transacción. Si ha seleccionado varias cuentas por cobrar, habrá un elemento de "Reembolso de cuenta" para cada cuenta por cobrar.

Si necesita realizar un pago parcial de una cuenta por cobrar, puede hacerlo editando el campo Precio de esa línea.

Haga clic en Método de pago .

Ahora puede elegir los tipos de pago que el cliente utilizará para realizar su pago. Tenga en cuenta que la Cuenta de cliente no estará disponible como licitación.

Una vez que se haya completado su transacción, el saldo de la Cuenta del Cliente se reducirá. Verás el pago reflejado en el área de Transacciones de Cuenta del registro del cliente en el Back Office.

Presentar una devolución a la cuenta del cliente

Es posible que desee devolver la compra de un cliente utilizando su Cuenta de cliente, en lugar de devolverle su dinero en forma de reembolso en efectivo o con tarjeta, por ejemplo. Esto agregará crédito a la cuenta, que el cliente podrá utilizar para compras futuras. Algunas tiendas tendrán una política según la cual las compras superiores a un cierto valor, o las compras de tipos de artículos particulares, solo se pueden devolver en forma de crédito en la cuenta del cliente (crédito de la tienda).

Para procesar una devolución de esta manera, puede comenzar siguiendo el proceso de devolución habitual, como se documenta aquí .

Una vez que llegue a la pantalla Transacción de pago, verá el monto a reembolsar en la parte superior derecha. Puede seleccionar Cuenta de cliente ('Customer Account') como tipo de pago, como se muestra:

Haga clic en Continuar con la transacción para continuar.

Seleccione sus opciones de recibo y luego haga clic en Completar transacción .

El valor del reembolso ahora se ha agregado al saldo de la cuenta del cliente. Si el cliente ya tenía un monto adeudado en su cuenta, este monto adeudado se habrá reducido. Si el saldo de su cuenta anterior era 0,00, o una cantidad negativa inferior al valor del reembolso, ahora tendrá crédito en la tienda.

Puede ver su reembolso en el registro del cliente en el Back Office Cloud POS . Navegue hasta su registro, desplácese hacia abajo hasta la sección Transacciones de cuenta y haga clic en la pestaña Actividad .

Si un cliente tiene crédito disponible para gastar en la tienda, esto se resaltará en el Punto de Venta siempre que se establezca como cliente. Esto se ve en el panel de resumen de transacciones:

Generar extractos para cuentas de clientes

Puede generar un estado de cuenta para un cliente para mostrar el monto adeudado y la antigüedad de su deuda. Los extractos también se pueden generar de forma masiva.

Por lo general, enviaría por correo electrónico o imprimiría un estado de cuenta para todos los clientes al principio o al final de cada mes.

Este proceso se realiza en el Back Office Cloud POS . Consulte el siguiente artículo como orientación:

¿Cómo creo estados de cuenta de clientes?

Preguntas frecuentes

¿Puedo ajustar manualmente el saldo de una cuenta de cliente?

Sí. Navegue hasta el registro del cliente en la Oficina Virtual y desplácese hacia abajo hasta la sección Transacciones de cuenta. Debajo de la cuadrícula en la pestaña 'Cuentas por cobrar', verá un botón para 'Ajustar' la cuenta:

Esto abrirá una ventana separada. Seleccione 'Acreditar' o 'Debitar' la cuenta. Luego deberá ingresar el 'Importe del ajuste'. Puede agregar un 'Comentario' si es necesario. Aquí hay un ejemplo:

Haga clic en 'Aceptar' para guardar los cambios. Podrás ver tu ajuste en la pestaña 'Actividad'.

Precaución: agregar crédito

Esta funcionalidad debe usarse con cuidado. Estás agregando fondos disponibles a la cuenta del cliente, sin quitarles dinero a través del Punto de Venta.